Schluss mit den Staubfängern – Akten digitaliseren

Mit der ScanFuchs Digital GmbH bietet die documentus Göttingen GmbH ihren Kunden jetzt eine Rundum-sorglos-Dienstleistung, um vorhandene Aktenbestände sinnvoll zu digitalisieren.

Text: Ulrich Drees | Fotos: iStock, Ulrich Drees, Jan Vetter

Die Digitalisierung schreitet mit großen Schritten voran. Immer mehr Unternehmen wollen ihre Akten online speichern und bearbeiten, denn das ist letztlich nachhaltiger und sinnvoller als meterlange Regalwände, die im Wesentlichen Staub einfangen. Um diesem Trend entgegenzukommen, hat die auf Aktenvernichtung und Archivierung spezialisierte documentus Göttingen ihren seit einigen Jahren bestehenden Digitalisierungsservice jetzt offiziell und mit eigenem Logo als ScanFuchs Digital GmbH firmiert.

ScanFuchs wird eigenständig >>> Die ScanFuchs-Leistungen umfassen die Umwandlung aller analogen Papierarchive aus Aktenordnern, Mappen, Zeichnungen und Plänen von Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen in nutzeroptimierte Datensätze. Das Angebot umfasst die protokollierte Übernahme, den sicheren Transport und die professionelle Scan-Dienstleistung mit OCR-Texterkennungstechnologie und automatischer Qualitätskontrolle in allen Größen und Formaten, die selbst Vorlagen in mäßiger Qualität lesbar digitalisiert. Dazu gehört natürlich die anschließende Rücklieferung der Akten oder eine eventuelle Archivierung bzw. DIN-konforme Vernichtung durch documentus Göttingen.

Alleinstellungsmerkmal >>> „Was ScanFuchs von anderen Anbietern unterscheidet“, erläutert Marcus Thiemann, Prokurist und Vertriebsleiter der documentus Göttingen GmbH, „ist eine individuelle Beratung über Möglichkeiten und Nutzen einer Digitalisierung. Nicht immer ist beispielsweise angesichts mehrerer Regelmeter mit oft 500 und mehr Ordnern der anfängliche Wunsch sinnvoll, das gesamte Material vollständig zu scannen. Manches kann auch ordnungsgemäß vernichtet werden.“ Ebenso bedeutsam ist die Form der Aufbereitung. „Natürlich können wir Akten mit unseren Hochleistungsscannern einfach einmal komplett durchjagen“, so Marcus Thiemann, „aber wir können die enthaltenen Daten eben auch flexibel verfügbar machen, indem wir bestehende Ordnungssysteme übernehmen, neue einpflegen oder zuvor voneinander getrennte Aktenbestände durch ein übergeordnetes Ablagesystem für eine vernetzte Nutzung aufbereiten.“ So können Unternehmen, die sich zur Digitalisierung ihrer Akten entschließen, die sich daraus ergebenden Möglichkeiten erst vielseitig nutzen, wenn beispielsweise eine Immobilienverwaltung ihren Hausmeistern über mobile Endgeräte vor Ort in ihren Objekten eine vollständige Akteneinsicht ermöglicht.
„Hinzu kommt“, führt Marcus Thiemann aus, „dass wir unseren Kunden im Vorfeld eine realistische Preisermittlung anbieten. Dazu bereiten wir kostenlos eine Testakte entsprechend der Kundenwünsche auf und bestimmen so einen realistischen Preis für das vollständige Projekt oder beraten den Kunden dann zu Alternativen.“

Eine individuelle Leistung, preisliche Transparenz und die Anbindung an documentus Göttingen mit jahrelanger Erfahrung in Sachen Archivierung und Aktenvernichtung – das ist der Mehrwert, den ScanFuchs in jede Digitalisierung einbringen kann.

Durchlauf-Scanner für großformatige Vorlagen bis DIN A0

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